إن خدمات التدقيق في مجموعة GERMANCERT تتبع الترتيب و المخطط التالي:

1. قائمة الأسعار و العقود

عندما يرغب عميل ما في الحصول على شهادة آيزو، عليه فقط الاتصال مع مجموعة GERMANCERT أو إرسال بريد الكتروني. بعد المناقشة و تبادل المعلومات المتعلقة بشركات العميل، تقدم مجموعة GERMANCERT عرضاً أو مقترحاً يتضمن فترة التدقيق المتوقعة و الجدول الزمني اللازم. إذا وافق العميل على العرض المطروح من قبل المجموعة، يبرم الطرفان عقداً فيما بينهما.

2. التدقيق المبدئي:

تقوم GERMANCERT بإجراء تدقيق و تقييم مبدئي للشركة بناءً على طلب العميل. و الذي يقال له التدقيق الأولي أو التدقيق المبدئي.  بعد هذا التدقيق الأولي الاختياري، هذا التدقيق الاولي الطوعي يتم متابعته وفق الطرق المنصوص عليها في القوانين.

3. المرحلة الاولى من التدقيق تحليل النظام (الشهادة الأولية)

غالباً يتم إجراء تحليل النظام في الموقع (الأماكن البعيدة غير مشمولة بهذا الاستبيان)، حيث يتم تقييم و دراسة وثائق الشركة استناداً إلى المراجعة الأولية لأهداف الشركة و كذلك نظام الإدارة و التدقيق الداخلي. يقوم المدقق بتوصيف المعطيات و نتائج الاستبيان، و بناءً عليه يوافق على البرنامج الزمني أو يقوم بتغييره، و يمنح العميل مدة زمنية كافية لتصحيح عدم التطابق أو نقاط الضعف الموجودة قبل الانتقال إلى تدقيق المرحلة الثانية.

4. مرحلة التدقيق الثانية – تدقيق النظام (الشهادة الأولية)

المرحلة التالية، هي مرحلة التدقيق الثانية، تتم  بالتقييم الإيجابي بعد تصحيح الأخطاء المبلغ عنها في مرحلة التدقيق الأولية. تكون الفترة الزمنية بين مرحلة التدقيق 1 و مرحلة التدقيق 2 عادةً ثلاثة أشهر، و لا يجب أن تطول أكثر من 6 أشهر. الهدف من مرحلة التدقيق الثانية، تقييم الأداء و فعالية نظام إدارة العميل. و يجب إجراء هذه الأمر في موقع الشركة.

5. تقييم النظام:

يقوم فريق المدققين و المحلل الفني و المدير التنفيذي بتقييم نتائج التدقيق و إعداد تقارير الانحراف(إذا لزم الأمر) المتعلقة بما إذا كان يمكن منح الشهادة للشركة أو لا، و تحديد توقيت لإجراء التعديلات اللازمة.

 

6. الموافقة على الشهادة :

بمجرد تصحيح جميع الأخطاء و الانحرافات من قبل العميل  برضاه. يقوم المحلل الفني بالمصادقة على منح الشهادة.

 

7. صلاحية الشهادة :

هذه الشهادة صالحة لمدة 3 أعوام استناداُ إلى نتائج التدقيق الصادرة عن قسم المراقبة و الإشراف.

 

8. التدقيق الإشرافي الأول :

يتم إجراء عمليات التدقيق الإشرافي في الموقع، و لكن ليست عملية تدقيق شاملة للنظام. و مع ذلك، يجب جدولتها بالاقتران مع جميع الأنشطة الرقابية الأخرى، بحيث تتأكد مجموعة GERMANCERT من ان النظام الآخذ للشهادة يحقق جميع متطلبات وشروط شهادة ISO من جديد في جميع دورات التمديد. يجب ان يتضمن التدقيق الإشرافي النقاط التالية على الأقل: التدقيق الداخلي و تقييم الإدارة، تدقيق العمليات الرئيسية ذات الصلة، تقييم الإجراءات المتخذة لإزالة التناقضات في التدقيق السابق، معالجة الشكاوى، تأثير نظام الإدارة فيما يتعلق بتحقيق أهداف العميل الحاصل على الشهادة، تقدم الأنشطة المخطط لها في سبيل تحقيق التحسين المستمر، التحكم العملياتي المستدام، تقييم التغييرات و غيرها.

يجب إجراء عمليات التدقيق الإشرافي مرة واحدة سنوياً على الأقل. تاريخ أول تدقيق إشرافي لا ينبغي أن يتجاوز 12 شهر من تاريخ آخر يوم لمرحلة التدقيق الثانية. يمكن إجراء عملية التدقيق الإشرافي مرة كل 6 أشهر بناءً على طلب العميل.

 

9. التدقيق الإشرافي الثاني:

يتم إجراء التدقيق الإشرافي الثاني عادةً بعد 12 شهر من التدقيق الإشرافي الأول. و يشمل ذلك تقييم العمليات ذات الصلة وفق خطة دورة التدقيق، بالإضافة إلى جميع العمليات التي لم يتم تقييمها في التدقيق الإشرافي الأول. يجب مراجعة و دراسة جميع العمليات بما في ذلك التدقيق الإشرافي الأول مرة واحدة على الأقل خلال فترة العامين السابقين لتمديد الشهادة.

 

10. تمديد الشهادة :

يتم جدولة و إجراء التدقيق الخاص بالتمديد خلال السنة الثالثة من صلاحية الشهادة الأولى. و الهدف منه، تقييم التطابق و الأداء و الفعالية وفق جميع القواعد الحاكمة لأنظمة الإدارة، أو الوثائق القانونية الأخرى، و بشكل عام، تقييم نظام الإجارة و إثبات قابليته للتطبيق المستدام ضمن نطاق منح الشهادة. يشترط جدولة و إجراء التدقيق الخاص بالتمديد، قبل انتهاء صلاحية الشهادة،  مع تصحيح و إزالة أي عدم تطابق و العزم على منح الشهادة.

 

11. رفض إصدار الشهادة و إلغائها :

تحتفظ مجموعة GERMANCERT بالحق في رفض الموافقة على الشهادة أو إلغائها، و ذلك في حال كانت التغييرات في ظروف العميل تحول دون مراعاة المعايير المعتمدة، أو عدم التزام العميل بإبلاغ GERMANCERT بشأن هذه التغييرات. عندما يفشل التعديل و التصحيح في علاج التباين و إصلاح العيب المبلغ عنه، يمكن غن يتم رفض الموافقة على الشهادة. في مثل هذه الحالات، قد تكون هناك حاجة لإجراء تدقيق خاص.

 

12. الاحتفاظ بالشهادة:

يشير هذا الإجراء إلى اتخاذ قرار بالتحفظ على صلاحية الشهادة الحالية. المسؤول عن الاحتفاظ بالشهادة هم شخص مؤهل أو محلل فني تم تعيينه، أو مجموعة متخصصة مكونة من المحلل الفني المعين و شخص ذو أهلية.

يتعين على مجموعة GERMANCERT الحفاظ على الشهادة استناداً إلى بيان يفيد بأن العميل لا يزال مطالباً برعاية القوانين التي تحكم نظام الإدارة. يحق لجموعة GERMANCERT اتخاذ قرار بشأن الحفاظ على شهادة العميل دون مزيد من التقييم، في حال استوفى الشروط التالية و وفقاً لنتيجة إيجابية من قبل رئيس فريق التدقيق :

تمتلك GERMANCERT نظاماً يقوم بعمله في حال وجود أي عدم الامتثال و التطابق الكلي، أو في حالة الشروط الأخرى التي قد تؤدي إلى تعليق أو إلغاء الشهادة. في هذه الحالة، تطلب GERMANCERT من رئيس فريق التدقيق بضرورة إعلام نتيجة التقييم من قبل موظفين أكفاء. يجب أن يكون هؤلاء الموظفون مختلفين عن الأشخاص الذين أجروا التدقيق، و عليهم تحديد ما إذا كان يجب الاحتفاظ بالشهادة أم لا.

  • GERMANCERT تقوم بتقييم أنشطتها الرقابية من قبل فريق من الموظفين المؤهلين، بما في ذلك تقارير المدققين، و الموافقة على فعالية أداء هذه الأنشطة.
  • GERMANCERT تقوم بتوسيع أنشطتها الرقابية بحيث يتم النظر في أقسامها و فعالياتها الهامة وفقاً لمجال نظام الإدارة، يتم تطبيق ذلك وفقاً للتغييرات التي تحصل في عملاء GERMANCERT و أنظمة الإدارة ذات الصلة.

 

13. التعليق أو الإلغاء أو التقييد في حدود منح الشهادة :

GERMANCERT تمتلك سياسات و طرق لتعليق إو إلغاء أو تقييد نطاق منح الشهادة و هي تحدد ما هي الإجراءات التصحيحية التي يجب إجراؤها.

تقوم GERMANCERT بتعليق منح الشهادة في الحالات التالية :

  • نظام إجارة العملاء المتبع لدى العملاء لا يتطابق بشكل فعلي و دائم مع متطلبات الكفاءة، بما في ذلك الشروط المتعلقة بفعاليته.
  • قيام العميل الحاصل على الشهادة برفض إجراء مراحل التدقيق الإشرافي أو التدقيق المتعلق بتمديد الشهادة وفق العدد المطلوب.
  • التعليق طوعياً بناءً على طلب العميل الحاصل على الشهادة.
  • في حال التعليق، يتم إلغاء شهادة نظام الإدارة لدى العميل مؤقتاً.

تلتزم GERMANCERT بإلغاء تعليق الشهادة بعد حل المشكلة. عندما لا يتم حل المشكلة المتسببة بالتعليق خلال المهلة الزمنية المحددة من قبل GERMANCERT، يجب إلغاء الشهادة، أو تقييد نطاقها.

تلتزم GERMANCERT بتقييد نطاق منح الشهادة حتى يتم التخلص من الأجزاء التي لا تتوافق فعلياً و بشكل دائم مع متطلبات إصدار الشهادة وفق القواعد ذات الصلة. يجب أن تتطابق هذه القيود مع متطلبات المعايير المتبعة لمنح الشهادة.